Comment présenter une requête hors coaching

Procédures et étapes

Quelques modèles de TDR réalisés pour des interventions au PPECF

Procédure et étapes

1. Préambule

La mise en œuvre du Programme se base sur plusieurs acteurs à différents niveaux : (i) un comité de décision et d’orientation (CDO), une cellule de gestion (CG) administrative et financière, (iii) des demandeurs et (iv) des exécutants.

Il est cependant à noter que le PPECF est  avant tout, un programme de promotion de l’exploitation certifiée des forêts [vérifiées tierce partie]. Ceci signifie donc que le PPECF encourage et promeut un processus volontaire, qui doit être décidé par le management des entreprises forestières.

Ainsi, le principe de base est que les Bénéficiaires du Programme doivent présenter des requêtes (ou projets) sous les conditions suivantes:

a. appartenir à une des catégories suivantes :
  - sociétés privées du secteur forestier (concessionnaires);
  - organisations non gouvernementales;
  - opérateurs du secteur public;
  - collectivités territoriales;
  - organisations internationales (intergouvernementales).

b. Avoir un lien avec la gestion durable et la certification forestière;

c. opérer dans la couverture géographique du Programme : 
  - Cameroun ;
  - Congo ;
  - République Centrafricaine (RCA) ;
  - République Démocratique du Congo (RDC) ;
  - GABON.

d. être directement impliqué dans la préparation et la gestion de l'intervention proposée;

e. avoir signé la Charte (*) du programme (Annexe II du modèle de Convention);

f. présenter une requête en lien avec les objectifs du Programme. 

2. Étapes de la mise en œuvre des interventions

Pour toute demande de financement au Programme:

a. Les demandeurs présentent les requêtes de financement (Interventions) auprès de la CG. Les requêtes doivent être conformes aux lignes directrices du PPECF mentionnées ci-dessous (points 3 & 4);

b. La CG approuve (ou rejette) les requêtes et les présente sous forme d’une fiche de présélection, pour avis initial à la KFW et à la COMIFAC ;

c. La CG prépare les dossiers techniques et financiers des requêtes non rejetés et les envoie (pour non objection) au SE COMIFAC et à la KfW;

d. Une fois la non objection accordée, la CG conclut des conventions ou des contrats d’exécution (services, travaux, fournitures, subventions) avec les exécutants indiqués sur base des informations spécifiées dans les requêtes ;

e. Les exécutants réalisent les interventions selon les termes des conventions ou des contrats et la CG transfère les fonds aux bénéficiaires, selon l’avancement des travaux ou des activités ;

f. Pour les conventions et les contrats de longue durée (>1 an), les exécutants rédigent et envoient des rapports d’avancement au minimum semestriels, décrivant le niveau d’avancement quantitatif et qualitatif de l’appui, afin que la CG puisse apprécier et communiquer (dans ses rapports semestriels) les niveaux de mise en œuvre du Programme à la COMIFAC et la KfW ;

g. La CG organise le suivi et la réception techniques (sur base de rapport ou de procès-verbal de réception) et financiers des mesures financées.

3. Les Interventions éligibles

Le Programme finance toute activité figurant dans les lignes directrices à l’exception des appuis (liste négative) qui :

• ne concernent pas la gestion responsable ou légale des forêts de production ou les aspects sociaux, environnementaux ou légaux liés à leur gestion/exploitation ;
• seraient en infraction des lois applicables en Allemagne ou dans les pays d’intervention du Programme, ou en infraction des traités et Conventions internationales ratifiés par un des Etats concernés ;
• seraient contraires au plan de convergence de la COMIFAC ;
• concerneraient un investissement dans un pays hors Union européenne, Cameroun, République du Congo, République Démocratique du Congo, République Centrafricaine et Gabon ;
• comporteraient un haut risque de ternir l’image du bailleur (BMZ/KfW), ou de la COMIFAC ou du Programme ou l’un de ses partenaires ;
• financeraient le personnel, l’équipement et les patrouilles de lutte-anti-braconnage ;
• concerneraient une activité récurrente ou des frais de fonctionnement ;
• seraient contraire à la philosophie de l’audit tierce partie ;
• pourraient induire un avantage compétitif/économique déloyal en faveur du Bénéficiaire  ou du Contractant;
• engendreraient un conflit d’intérêt ;
• seraient ou ont déjà été, financés par un partenaire ;
• pourraient facilement être financés par d’autres fonds ;
• pourraient créer un précédent indésirable ;
• seraient présentés par un requérant qui n’est pas directement impliqué dans la préparation et la gestion de l’intervention ou qui se limiterait à un simple rôle d’intermédiaire ;
• porteraient atteinte au respect de textes de lois (mêmes dans des concessions non concernées par le Programme) ;
• seraient à caractère politique, religieux ou idéologique.

4. Critères de sélection des activités à financer dans le cadre des résultats attendus

Toutes les demandes d’appui qui ne rencontrent pas un critère d’inéligibilité sont en théorie recevables (liste non exhaustive) :

• les formations groupées, organisées sur initiative du PPECF, qui permettent de former des formateurs ou personnes relais dans les entreprises ou les structures des parties prenantes ;
• les formations, suivis de coaching à distance et/ou sur site ;
• études, recherches, formations/ateliers, campagnes de sensibilisation et de communication qui visent à transférer des connaissances, à innover et à vulgariser de nouvelles technologies ou à capitaliser et regrouper les efforts des entreprises vers un même objectif, (pour autant qu’elles ne se substituent pas à des responsabilités imputables aux Bénéficiaires) ;
• activités contribuant à l’information des parties prenantes et de l’opinion publique au sein des cinq pays couverts par le Programme ;
• appui à la révision des lignes directives régionales pour les HVC et leur vulgarisation auprès des entreprises et parties prenantes ;
• appui au développement des référentiels de gestion responsable et de légalité ;
• activités concourant à l’implication des populations riveraines et les peuples autochtones dans la gestion (participative) des ressources ligneuses et non-ligneuses ;
• Les appuis permettant de diffuser des procédures, techniques ou pratiques plus performantes en matière de gestion responsable ou de niveau légal ;
• demande d’un appui dans le cadre de la résolution d’une non-conformité (NC) à la suite d’un audit initial ou de surveillance;
• appuis dans le cadre de monitoring et d’audits internes ;
• appuis dans la gestion de la communication externe d’une entreprise et dans la gestion de conflits ;
• activités de renforcement des capacités des entreprises engagées dans la certification en matière de mise en œuvre d’activités spécifiques liées aux principes, critères et indicateurs des certificats de légalité ou de gestion responsable, notamment les composantes biodiversité, environnement, relations sociales et monitoring ;
• recherche de nouvelles approches en matière de gestion de la faune ;
• formation des responsables HSE (Health, Security, Environment), responsables social, faune, monitoring ou du personnel médical des entreprises à élaborer et mettre en œuvre une politique VIH/SIDA dans l’entreprise ou en réponse à un problème de santé identifié ;
• élaboration de bases de données pour la capitalisation des textes de loi (servant à la veille légale) ;
• études et appuis permettant de faire un état des lieux thématique ou entier (diagnostic) de la concession non certifiée ;
• atelier d’échanges et de capitalisation d’expériences ;
• études diverses (environnementales, sociales, développement local, nouvelles technologies) ;
• développement d’outils logiciels (nb : item soumis à une procédure spécifique).

5. Contributions

5.1 Contributions des entreprises forestières aux honoraires

Sauf, cas particulier, les contributions des entreprises forestières, aux honoraires [1] et autres coûts éligibles de coaching, sont les suivantes :

• 50% pour des activités spécifiques qui peuvent mener à un certificat de légalité (LS/OLB/VLC) ou à une amélioration des pratiques d’exploitation forestière au-delà des exigences légales ;
• 50% pour les appuis long terme aux entreprises vers le certificat LS/OLB /TLV ou à une amélioration des pratiques d’exploitation forestière au-delà des exigences légales (à l’exclusion des audits réalisés par un Organisme de contrôle) ;
• 25% pour des activités spécifiques qui peuvent mener à un certificat de niveau responsable (FSC - PAFC BC) ou à une amélioration des pratiques d’exploitation forestière au-delà des exigences des certifications légales (et hors traçabilité) ;
• 25% pour les appuis long terme aux entreprises vers des exigences FSC / PAFC (à l’exclusion des audits réalisés par un Organisme de contrôle). Dans ce cas, le Bénéficiaire est déjà certifié légalité au moment de la demande ;
• entre 10 et 50 % pour des interventions qui relèvent de la recherche développement ;
• 25 % pour la fermeture de demandes d’actions correctives dans le cadre d’un certificat responsable (PAFC/FSC-FM) et 50% pour la fermeture de Non Conformités dans le cadre de certificats de légalité (LS/OLB/TLV) ;
• 0% (aux honoraires des experts PPECF) pour un diagnostic préalable à un coaching ou pour des Interventions à résultats  largement partagés.

[1] L’honoraire maximal considéré avant l’application du taux de contribution est de 650 €/jr. Au-delà de ce montant, le dépassement sera pris totalement en charge par le Bénéficiaire.

En ce qui concerne les coûts hors honoraires des activités en faveurs des concessions forestières, le Bénéficiaire prend en charge la logistique sur site. Les autres contributions s’étudieront au cas par cas et devront préalablement recevoir la non-objection de la COMIFAC et de la KfW.

5.2 Autres contributions au cofinancement d’activités

Pour les études de recherche pure ou appliquée (thèse de doctorat) relatif à la certification, le PPECF ne contribuera qu’au financement des travaux (main d’œuvre locale, achat matériel de recherche, ateliers de validation, …) mais aucunement au financement des honoraires du doctorant ou des frais de voyage entre son pays d’origine et son pays d’affectation. La bourse de doctorat est ainsi considérée comme contribution financière du Bénéficiaire.

La contribution directe ou indirecte des ONG et structures apparentées (WCS, WWF, FSC, PEFC, Conservation Justice, Universités, …) doit représenter au minimum 20% du montant total des honoraires. Sous contributions indirectes  sont entendus les cofinancements d’autres bailleurs.

Les structures professionnelles (association, syndicat) et structures, hors bureaux d’études, qui initient des demandes tout en étant le prestataire (Nature +, CIRAD, etc ), contribuent directement ou indirectement (éventuellement par d’autre sources de financement) à hauteur de 25% des honoraires et autres coûts éligibles.

Aucune contribution n’est demandée pour l’organisation et la réalisation de formations en faveur d’agents de l’Administration (douane, Ministère en charge des forêts) ou de la société civile dans les 5 pays d’intervention si cette formation permet de faciliter la reconnaissance des certificats privés ou de contribuer à un intérêt accru de la part des concessionnaires pour des certificats de type légal ou durable.

Certaines demandes d’appui nécessitent une mission de prospection préliminaire pour apprécier l’intérêt des Bénéficiaires potentiels et/ou fixer le taux de contribution. Comme pour les diagnostics initiaux chez les concessionnaires, aucune contribution n’est demandée pour ce type de mission car celles-ci servent à mieux apprécier la faisabilité et/ou le risque réputationnel.

Tout autre cas non précisé ci-dessus, fera l’objet d’une négociation entre la CG et la COMIFAC/KfW.

6. Les obligations générales du PPECF

L’analyse des requêtes est un processus transparent basé sur une grille de critères prédéfinis qui sont, le cas échéant, précisés et publiés sur le site Web du Programme.

En cas de réponse positive du Programme, et après un processus de négociation avec le Bénéficiaire ou le Contractant, une description de l’Intervention, accompagnée d’un budget prévisionnel et d’un cadre logique propre à l’Intervention seront convenus par les deux parties à travers soit, un modèle de convention (suivant validé par la KfW), soit d’un Contrat de prestation en conformité avec les règles de la KfW pour l’engagement de consultants.

Pour adresser une requête au Programme, veuillez déziper le fichier ci-dessous:

conditions particulieres et annexes.zip 18.5 Mo, 1741 clicks

Veuillez ensuite remplir les annexe I et III et les renvoyer à l'adresse mail romain.lorent@eco-consult.com

Les demandeurs seront avisés par écrit, de la décision prise par le Programme au sujet de leur requête et les raisons de cette décision.

Suite à la décision d’attribution d’un appui, une convention ou un contrat sera proposé au Bénéficiaire sur base du modèle "conditions particulières" inclus dans le fichier zip ci-dessus.

Lorsque la mise en œuvre d’un appui nécessite la passation de marchés, ils seront attribués dans le respect des principes de transparence, d’égalité de traitement entre les contractants potentiels et en veillant à l’absence de conflits d’intérêts. A cet effet, le Programme appliquera les procédures énoncées à l’annexe IV de la Convention.

Pour plus de renseignements, merci de prendre connaissance de l'appendice "Appendice A : « Comment collaborer avec le Programme » de la Charte (annexe II de la convention).

>>> Présenter une requête pour un coaching vers un certificat (vérifié tierce partie).

Quelques modèles de TDR d'interventions du PPECF